Omgang persoonlijke informatie
Alle gegevens die u met ons deelt worden zorgvuldig, vertrouwelijk en respectvol behandeld. Medewerkers hebben een geheimhoudplicht: zij communiceren niet met derden over persoonlijke informatie van cliënten. Tenzij in overleg met ouders/verzorgers daar schriftelijk toestemming voor
gegeven is. Ouders/ verzorgers worden in de gelegenheid gesteld hun dossier of persoonlijke rapportage te lezen als daar behoefte aan is.
Een persoonlijk zorgplan wordt bewaard in het dossier van de cliënt. Dit betreft een digitaal dossier en is niet voor iedereen toegankelijk.

Persoonlijke eigendommen en giften
Het is medewerkers niet toegestaan goederen van cliënten voor zichzelf te gebruiken of zich toe te eigenen. Evenmin mogen medewerkers giften of geschenken van cliënten aannemen die het maatschappelijk gebruikelijke te boven gaan, als voorbeeld: een (klein) verjaardagscadeautje mag, een televisie niet. Een legaat of erfenis ontvangen van een cliënt door iemand die rechtstreeks bij de zorg van de deelnemer is betrokken, mag op grond van de wet niet.

Foto- en beeldrechten
Ouders/ verzorgers geven middels een toestemmingsformulier aan of K&J Centrum het recht heeft om foto- en beeldmateriaal van betreffende cliënten te gebruiken voor communicatieve doeleinden.

Persoonsgegevens
Persoonsgegevens mogen alleen voor een duidelijk doel worden verzameld. Het verzamelen van de meest privacygevoelige persoonsgegevens mag alleen plaatsvinden ten behoeve van in de wet gedefinieerde doeleinden: het verstrekken van zorg behoort tot die gedefinieerde doeleinden. Er mogen niet meer gegevens dan noodzakelijk voor het doel worden verzameld.
De bewaartermijn mag niet langer zijn dan noodzakelijk voor het doel en geschied nauwkeurig.

Opgenomen gegevens
De persoonsregistratie kan ten hoogste de volgende gegevenscategorieën bevatten:

1. Algemene gegevens, personalia en identificatiegegevens
2. Registratie door medewerkers
3. Middelen- en maatregelenregistratie
4. Medische/paramedische gegevens
5. Pedagogische/psychologische gegevens
6. Financiële/administratieve gegevens

Bijzondere gegevens
Persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid worden uitsluitend verzameld ten behoeve van een goede begeleiding of verzorging van de cliënt. Bijzondere persoonsgegevens worden uitsluitend verzameld in aanvulling op de verzameling van persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid met het oog op een goede begeleiding van cliënt.

Inzage externe vertrouwelijke gegevens
K&J Centrum ontvangt graag aanvullende (zorginhoudelijke)informatie van ouders/verzorgers of toestemming tot inzage in een extern vertrouwelijk rapport. Doel is om externe vertrouwelijke gegevens te gebruiken om cliënt de begeleiding te bieden die het best aansluit bij cliënt.

Met externe vertrouwelijke informatie wordt o.a. bedoeld: psychologisch-, logopedisch rapport, medische gegevens en een handelingsplan. Bij het intakeproces wordt, aan ouders/verzorgers schriftelijke toestemming gevraagd om vertrouwelijke informatie betreffende cliënt en/of thuissituatie op te vragen en/of in te zien. Externe vertrouwelijke informatie wordt aangereikt vanuit ouders/verzorgers (een behandelplan van een andere zorgaanstelling) of opgevraagd bij betreffende school waar cliënt onderwijs volgt.

Externe vertrouwelijke informatie wordt alleen opgevraagd en gebruikt door de aangestelde zorgcoördinatoren van K&J Centrum.

Recht op inzage en een kopie van opgenomen persoonsgegevens
Ouders/ verzorgers hebben recht op inzage in de vrijgegeven gegevens van cliënt en op een aan hem te verstrekken overzicht van wat er met deze gegevens gebeurt. Na een intake gesprek en/of inzage in externe vertrouwelijke gegevens wordt er altijd een versie van het zorgplan naar ouders/verzorgers verstuurd ter ondertekening van akkoord. Pas na akkoord van ouders/ verzorgers wordt het zorgplan ‘vrij gegeven’ voor gebruik en verstrekt aan medewerkers.

Bewaren van gegevens
De gegevens van cliënten worden bewaard in een apart gedeelte van het digitale cliëntensysteem. Wanneer de bewaartermijn van de zorggegevens is verstreken of de ouders/verzorgers doen een schriftelijk verzoek voor verwijdering voor het verstrijken van de bewaartermijn, worden de desbetreffende medische persoonsgegevens verwijderd binnen een termijn van drie maanden. De gegevens worden niet verwijderd wanneer aannemelijk is dat bewaring van belang is of bewaring op grond van wettelijke voorschriften is vereist of indien er tussen ouders/verzorgers en verantwoordelijke overeenstemming bestaat.